Пословна комуникација: уобичајени типови, карактеристике и грешке
Живимо у друштву у којем је велики део тржишта рада конфигурисан на бази пословног окружења. Било да су то велике мултинационалне компаније, мала и средња предузећа, породична предузећа или чак појединачне службе, сви они морају узети у обзир да је суштински елемент њиховог опстанка кохерентност у организацији и комуникацији између њихових странака како би се удружили и усмјерили ка заједничком циљу.
У том смислу то можемо потврдити Пословна комуникација је један од кључних елемената организације , поготово ако има мало сложености, ради исправно и може се прилагодити и опстати. У питању је ова комуникација о томе о чему ћемо говорити током читавог чланка.
- Повезани чланак: "Психологија рада и организација: професија са будућношћу"
Шта је пословна комуникација?
Подразумијева се као пословна комуникација с низом процеса које обавља компанија или њен дио како би се обавили путне информације, интерно између различитих одјела или функција компаније или ако говоримо о комуникацији компаније са споља.
Важно је имати на уму да, као опште правило, таква комуникација не подразумијева само могућност издавања информација, већ и чињеницу да је примила: Суочавамо се с међусобном размјеном података .
Добра пословна комуникација фаворизује да сви чланови предузећа могу остати мотивисани и да се њихови поступци могу знати, смањивањем несигурности како радника тако и лидера у погледу стања исте. Такође олакшава интеракцију и побољшава радно окружење , поред побољшања продуктивности и омогућавања бољег реаговања на било коју евентуалност.
Општи циљеви
Циљеви пословне комуникације се лако разумију. Са унутрашње стране, с једне стране, омогућена је припрема кохерентне организације и информација и резултати добијени од различитих одјела или радника који се деле, као и циљеви и корпоративна визија компаније која се генерише и преноси.
Такође олакшава разумевање онога што се очекује од сваког радника , као и разумевање реалности са којима се свака од њих мора суочити. Такође олакшава да сви функционишу у истом правцу и да се могу научити нови начини обављања сопствених одговорности.
На нивоу комуникације са спољним светом, пословна комуникација је од суштинског значаја за контактирање медија и генерисање позитивног имиџа саме компаније, као и за анализу циљне публике и процјену њихових потреба. Такође нам омогућава да научимо да привлачимо потенцијалне клијенте и процијенимо промјене које су инхерентне динамичном и флуидном друштву у којем живимо, што је основно како би се предвидјели и суочили са могућим тешкоћама и прилагодили се околини.
Да би комуникација била ефикасна, неопходно је да сама компанија створи ефикасне канале за ово, као и оснаживање преноса информација кроз своје поступке, генерисање средстава за комуникацију, као и активно радити тако да не постоји неизвесност Што се тиче захтјева и захтјева унутар организације.
Такође је важно радити и на формалном и неформалном аспекту, као иу процени потреба и мисли различитих радника. Емпатија је такође фундаментална, као и добра регулација и планирање комуникационих механизама.
- Можда сте заинтересовани: "Корпоративни идентитет: шта је то и како то дефинише организације"
Различите врсте пословне комуникације
Све компаније и организације не комуницирају на исти начин, а постоје различите врсте и класификације пословне комуникације на основу различитих критеријума.
1. Унутрашњи и екстерни
Прва је она која успоставља разлику између интерне и екстерне комуникације, при чему се прво дешава између различитих одјела и радника саме компаније, а друга која има за циљ успостављање комуникације са окружењем.
2. Двосмјерни и моносмерни
Такође, такође можемо пронаћи стилове пословне комуникације са већим или мањим нивоом интерактивности, јер можемо да нађемо од најчешће двосмерне комуникације у којој пошиљаоци и пријемник интерагују и размјењују информације све док моносмјерни у којем се шаље само једна порука, углавном са позиција моћи, пријемнику који нема могућност да одговори .
3. Узлазно, спуштање и хоризонтално
У оквиру унутрашње пословне комуникације организације, можемо пронаћи три велике врсте у зависности од тачке у којој почињу информације и положаја између пошиљаоца и примаоца исте комуникације. Говоримо о опадајућој комуникацији када се комуникациони поступак врши од пошиљаоца са већим пуњењем од пријемника.
Кад је подређени који издаје поруку надређеном, говорићемо о комуникацији горе. У оба случаја бићемо суочени са врстом вертикалне комуникације, односно комуникације у којој субјекти који одржавају комуникативни акт имају однос неједнакости у смислу моћи (између њих постоји хијерархија).
Друга врста комуникације је хоризонтална комуникација која се успоставља између појединаца који имају исту позицију и који су на истом нивоу хијерархије.
4. Формално и неформално
Коначно, треба напоменути да у пословној комуникацији можемо пронаћи постојање два различита типа комуникационих канала: формалних и неформалних. Прва је где се технички аспекти обично третирају и повезују са самим задацима, који представљају врсту поштовања и фокусирају се на разлог и циљ компаније.
У неформалној комуникацији, међутим, обично су успостављене флексибилније и природне комуникације , фокусиран првенствено на међуљудске односе и често имајући највећи утицај на радну добробит. Посљедњи се у великој мјери разликује у зависности од тога ко га носи и може превазићи радно мјесто, тешко је контролисати од стране организације.
Могуће пријетње добром комуникацијом
Чињеница одржавања ефикасне пословне комуникације је фундаментална, али није лако. И мора се узети у обзир постојање високог нивоа варијабилности у ситуацијама које могу настати, као и постојање неспоразуми, злоупотребе и потешкоће у комуникацији компаније .
1. Недостатак конзистентности
Један од фактора који највише утичу на ту комуникацију је стварно користан кредибилитет издаваоца и разматрање примаоца поруке. Пример овога може бити постојање дисонанса између онога што је речено и шта се каже. је урађено, не задржавајући издаваоце начин поступања у складу са издатим порукама .
Ово се може десити код било ког радника компаније, без обзира на њихову хијерархијску позицију или ако разговарају са надређеним, подређеним или неким на истом нивоу хијерархије, и ствара озбиљне реперкусије за обојицу (у зависности од ситуације може бити лоше или чак одбачено) као и за организацију (стварање нижег степена повјерења у особу и у случају високог положаја чак иу организацији).
На исти начин и на пример у случају великих компанија са великим бројем одељења, ако постоје разлике између фигура ауторитета или референца унутар компаније вероватно може произвести ситуацију у којој радник не зна за шта би руководство требало да прати , нешто што може изазвати фрустрације и неповерење.
Исто тако, неопходно је бити веома пажљив са тумачењем порука, јер постојање амбиваленције може довести до различитих одјела или радника да дођу до тумачења супротних ствари. Која пословна комуникација тражи је управо да обезбеди унутрашњу организацију и кохерентност, тако да нејасне поруке са различитим тумачењима могу довести до несигурности и сумње да се појављују са примаоцима поруке.
2. Недостатак емоционалне везе
Други проблем може се наћи у начину комуникације. На пример, у неким организацијама може постојати потешкоћа у стварању осећаја емоционалне повезаности, што код радника може генерирати мање посвећености и продуктивности, а код корисника недостатак интереса и потрага за другим алтернативама. Неопходно је ценити то све што је учињено , па чак и оно што није, у основи је комуникативна.
Дакле, порука није само важна, већ и начин на који се преноси: није исти или нуди исте сензације е-пошту као састанак лицем у лице или потрагу за стварним контактом.
3. Не разумевање контекста
Такође треба да се процени адаптација на тренутну ситуацију и друштвени напредак , као и специфичности саме ситуације. На пример, у све већем глобализованом друштву и где нове технологије омогућавају непосредну комуникацију са великим бројем људи у исто вријеме, можда ће бити потребно анализирати и уложити у комуникационе политике које узимају у обзир моћ мрежа и како правилно пренети жељене информације, поред процене контакта са потенцијалним купцима из других региона свијета.
Такође, неопходно је процијенити и сопствену ситуацију компаније како не би предузимали више него што могу покрити, јер је неопходно узети у обзир ситуацију компаније у цјелини.
Други проблем би могао бити садржај порука које се издају: могуће је да иако комуникација постоји, не преносе или не разумеју садржај који би био потребан за пренос. Могуће је да се фокусира на прилично допунске аспекте и онемогућава, на примјер, оријентацију или циљеве које би одређена позиција требала имати, или да узимају здраво за готово постојање знања које никада није постало експлицитно .
4. Изолација и недостатак комуникације
Коначно, можда најважнији проблем који се може екстраполирати од свих претходних је могућност да не постоји стварна комуникација.
Најјаснији пример је стабилна и непрекидна употреба монодирекционе комуникације, која може створити ситуацију стагнације и непознавања онога што се дешава у самој организацији. Срећом, данас се најмање користи управо зато што је најмање ефикасна и корисна.
Такође је могуће да различите позиције немају адекватне механизме за ступање у контакт чак и ако се њихова мишљења чују, постоји мање могућности за повратне информације, па чак и да различити делови предузећа немају контакте једни са другима. Потребно је стимулисати ову интеракцију на активан начин.
Библиографске референце:
- Андраде, Хорацио. (2005). Унутрашња организациона комуникација: процес, дисциплина и техника. Шпанија: Гесбибло, С. Л.
- Бриллоуин, Л. (2004). Теорија науке и информисања. Минеола, Н.И .: Довер.
